档案工作为学校发展服务之我谈——年鉴编写工(2)

（六）年鉴编写是记载、归纳保存校史校料的有效方法。档案材料对于学校师生的作用不可忽视，它是学校的宝贵财富。那么如何加强对相关档案资料的保护需引起档案管理人员的思考，如何极大延长档案使用年限和档案寿命也是档案馆需仔细斟酌的问题。档案馆工作人员应立足当下，展望长远，既因年鉴编写工作的深入，使重要资料得到流传和复制利用，让档案材料得以最大限度保存，并有效传承和归纳相关档案历史典籍。所以说，年鉴编写工作是积累和传播档案信息的重要手段。

（七）年鉴编写能为学校二级部门教学工作提供及时、便捷的信息。西安工程大学档案馆的主要日常工作包括资料的收集整理、文档的立卷归档、编制条目的检索、信息的数据化等。这些工作是做好年鉴编写工作的基础和前提，对后期的档案利用影响较大，一方面年鉴编写工作可使档案归档工作完整化、规范化、合理化，另一方面，通过年鉴编写工作，能加强自查档案归档工作中的不足之处，可进一步完善档案管理的基础性工作，提升档案馆的档案管理水平，使档案信息在学校各部门教学、科研工作中得到及时利用。

二、影响年鉴编写工作的因素

（一）档案保管形式对年鉴编写有一定影响。目前西安工程大学档案保管具有一定的分散性，该分散性主要包括保管形式的分散性和保管地点的分散性。档案形式主要分为专业性案卷和综合性案卷，而档案保管的地点是随档案形成年限的变化而变化，即由最初的档案室到后期形成的档案馆。不同的档案案卷保存在不同的档案库房，档案不同分类法使档案在实体入库保管时变得分散，这些都会对年鉴编写造成或多或少的影响。

（二）档案利用范围的保密性、内源性、限定外源性对年鉴编写也有一定影响。档案在档案室阶段是档案原始内源利用价值的服务阶段，是档案最基础的服务形式，该阶段档案的主要服务对象是档案生成的部门和机关。后期档案生成部门会依据规定和要求将相关档案材料上交档案馆。档案馆工作人员对档案进行立卷归档，此时档案扮演信息限定外源性价值的角色，档案馆也会根据学校师生要求进行年鉴编研。但在具体实施过程中，由于档案查阅手续过于繁琐，会给年鉴的编写带来极大的问题和不便。

（三）档案信息开发意识的落伍限制了年鉴编研的可实施性。总体而言，各高校及部门对于学校档案的管理工作处于被动状态，甚至只是应付性地完成上级下达的各项任务。而档案馆人员是档案信息资源的有效开发者和操纵者，档案馆工作人员的工作态度会对档案的管理优劣起着关键的作用。这就要求档案管理人员具有相对较高的文化层次和素养，这样才能使档案得到更加有效的开发利用。档案既然已经形成，就不容更改和修正，是静止而永恒不变的东西，此时对于档案中的信息必须仔细斟酌，从中开发中实质性的东西。所以档案开发意识的落伍也在一定程度上限制了档案的利用和挖掘。

三、如何做好年鉴编写工作

作为西安工程大学档案馆的基础性工作，年鉴编写也是专业性、技术性和知识性较强的工作。努力完成年鉴编写工作，确保年鉴出“精品”，是年鉴编写工作面临的问题。

（一）注重学习与实践结合，提高年鉴编写人员的素养。年鉴编写人员良好的业务和政治素养是做好年鉴编写的基础前提。首先，作为年鉴编写人员必须提高自身文化素养，恪尽职守，遵守相关的法律法规，做好档案立卷归档、安全保密等工作。由于年鉴编写工作专业性、技术性要求较强，因此编写人员除了要具备系统的档案学基本理论知识和技能以外，必须要熟知学校，同时要将理论与实际相结合，通过实践，不断提高自己的业务水平和办事能力，实实在在，勇于开拓，不断进取，埋头苦干，争取在平凡岗位做出非凡成绩。年鉴编写人员的政治素养、业务水平和办事能力决定着年鉴编写的水平，也决定了年鉴成册的质量。

（二）采用先进技术，提高年鉴编写工作的现代化水平。随着社会的发展，电子和信息处理技术成为现代办公技术的代表，推动人们的工作、生活方式发生重大转变。但还存在较多档案部门工作依旧停留在“堆砖头”阶段，纸质档案存量大、效率低、检索困难等问题也日益突出。当今社会，人们对档案的利用需求是多角度、全方面的，对时效性、专业性、准确性要求较高，单纯靠古老而传统的检索方式已远不能满足社会公众的需求。因此我们要将信息快速检索技术、计算机尖端技术等现代化手段利用到档案工作中来，使档案工作现代化，这样不仅提高档案利用效率，减轻档案管理人员的劳动，还解决了档案利用方式、方法与社会利用之间的矛盾，使其服务于社会发展。因此，借助计算机及网络来提高档案编研的现代化水平是社会发展的必然趋势。

文章来源：《西安工程大学学报》 网址: http://www.xagcdxxb.cn/qikandaodu/2020/0819/360.html