档案工作为学校发展服务之我谈——年鉴编写工(3)

（三）加强档案收集整理，确保编研基础信息的完整性。档案工作初始阶段，由于人们缺乏实践经验，难以准确核定和区分资料价值，便出现了面对众多的档案材料认为“存之无用，弃之可惜”的情况。一所学校数十年的档案积累，在档案处理过程中出现“存档嫌太多，处理嫌太少”局面。在文献编研和档案利用过程中不难发现，过去有些重大活动与事件，既没有文字记载，也缺少照片资料，仅能靠一些老同志的回忆，但由于时间久远，加之每个人的主观印象，对于事件描述每个人的说法不一，十分令人惋惜。另一方面，一些重要的依据、协议至今不知去处，为今后土地、资产的处理留下后患。这些都在警示我们，要求我们档案工作人员在档案接收时要仔细核对，认真校准每个单位上交材料的同时，还应及时回收、妥善保管退休教职工个人手中散存的重要文献、资料，不可因为疏忽大意造成后续不必要的麻烦。

（四）拓展渠道，丰富年鉴编写素材的来源。作为年鉴编写工作的来源和基础，没有丰富的档案，就无法开展年间编写工作。但是，年鉴编写质量的提高，不能局限于馆内的现有档案资源，还应该拓展渠道，对校内外有关文献资料进行广泛收集，扩大基本素材的来源。对不同文献资料进行研究对比，不仅了解和掌握校内外同行业的水平，还能通过综合分析，取精去粗，增强年鉴编写的深度。因此，档案馆一方面要加强内部资料的收集和整理，另一方面也要注重拓展渠道，收集与学校有关的全方位资料，不断扩大年鉴的素材，更好地适应学校年鉴编写工作的需要。

（五）教学单位与教辅部门合作互补，增强年鉴编写工作的合力。年鉴编写作为档案管理一项基础性工作，理论上应由单位档案编研人员来完成。但由于年鉴编写人员知识具有局限性，对内容繁杂的档案，尤其是专业性较强的教学档案很难全部熟知。毕竟年鉴档案工作的档案人员数量有限，无法承担大量的编研任务。面对这些问题，档案馆可以聘请退休专家或者其他部门的专业人士来相互配合，协助完成。通过学校教学单位和教辅单位合作互补，可以取长补短，增强年鉴编写工作的合力，这样不仅能完成年鉴工作的既定任务，还能提高年鉴编写的质量。

（六）建立制度，确保年鉴编写工作的实施。依据教育部门年鉴编写的相关要求和政策，再结合学校工作特点，不断完善和健全学校关于年鉴编写工作的各项制度，确保年鉴编写有章可循、有条不紊地进行，使年鉴编写工作逐渐规范化、标准化。对于在年鉴编研过程中，做出突出成绩的应给予奖励和表扬，让年鉴进入校内外成果的评奖范围。奖罚分明，提高年鉴编写工作者的积极性。

四、总结

总之，年鉴编写可挖掘学校信息库资源，使信息再创造和再升华。是服务于后人的基础性工作。因此，我们必须矢志不渝地做好这项工作，并勇于探索，积极创新，求真务实，开拓进取。加强专业人才队伍的建设，提升档案人的专业素养，在做好传统服务工作的同时发挥主观能动性，开拓档案信息服务的新局面，让学校年鉴编写工作更上一层楼。

档案是记录人类文化活动的载体，是人类文化教育传播的重要工具。如何将档案信息资源最大化利用已成为近年来档案相关工作人员关注的焦点，为满足在校广大师生对于档案应用的相关需求，档案编研工作应运而生。档案编研工作是档案馆开发档案信息资源的重要途径和有效手段，而年鉴编写则是较高效能和形式的提高信息资源利用的手段。随着社会进步和信息资源网络化，新形式、新体制的出现，档案馆在相关年鉴编写的过程中必须保持与时俱进，积极主动地去寻求新方法、新路子，为领导决策和档案馆发展提供必要的基础条件，也让年鉴编写工作更全面和完善，使档案的用途充分地释放和展示。高校档案馆有着丰富的档案资源，是新进教师、职工、研究生、本科生不可或缺的历史课堂及信息库、思想库，而档案编研的成果——年鉴是带领新进教职工和学生走入历史课堂、提高教职工和学生档案意识及信息素养的重要途径，也是高校档案馆工作内容的重要组成部分。近些年来，各高校档案编研工作取得的成绩是有目共睹的，同时也挖掘出一些档案编研人才。但纵观档案历史长河，不难发现，高校档案编研工作还处于基础水平，亟待提高和完善。鉴于此，西安工程大学也制定了相应的档案编研办法，并会依据学校广大师生的档案服务需求编写年鉴。一、年鉴编写的意义及价值（一）年鉴编写是满足学校师生档案需求的有效途径。通过对各类档案进行分析研究，之后再综合处理，将各种档案信息按特性和特征分别归入各种门类，印制成册以供各部门及师生翻阅使用。档案馆通过编写年鉴这种形式可极大方便学校管理和教学发展，也方便使用者以最少的时间和精力获取最有效的信息。档案部门也逐渐由过去死板的被动“库管员式”转变为积极主动的“供应式”，这不仅紧跟了时代发展步伐，也可极大激发学校师生对于信息获取的积极性，更为相关领导部门决策提供利好，促进学校档案事业的发展。（二）年鉴编写是学校档案资源信息化、系统化的重要手段。传统的档案提供利用方式主要是利用者的登门造访，虽然也基本上可以满足利用者的需求，且档案利用人员也可直接找到相关原件。但一方面这样的利用手续繁琐、查找不易，无形间增加了工作人员的工作量。另一方面，利用者也会受到时间、地点等因素的约束，导致档案利用者往返奔波的弊端。而年鉴编写工作的引入则可较好地避免这些不必要的弊端，也进一步打破了档案的“封箱库存”的局面，极大地方便和适应了档案利用者的需求。（三）年鉴编写为介绍、推广经验提供最新信息。西安工程大学档案馆保存的原始档案材料数以万计，这些档案材料见证和记载了我校历史及文化的发展，既记载成功的经验，也有失败的教训。但在传统的档案管理形式下，这些材料长期淹没在库房的角落中，得到利用的机会少之又少，较多材料不被人们所熟知。而年鉴编写这种方法的引入，可将档案中有价值、有意义，值得推广的资源信息化。撰写成的编研成果可在学校内部综合传达，让记载的成功经验和科研成果推广最大化，使失败的教训深入人心。使档案的形式由“静”到“动”，由“陈”到“新”，搭建起教学单位和教辅单位档案信息的内外沟通的桥梁，以便各部门之间相互沟通与学习，取长补短，共同进步。（四）年鉴编写为领导决策、教学服务提供最准确的信息。学校档案馆不能继续停留在“库管查档调阅”这种基础的服务形式上，必须作出相应的革新，改变原始的“仓库”及“库管员”模式。简单的编辑汇编、简介等低层次利用工作必须淘汰，必须对于档案资源信息进行综合分析 ，依据主次关系作出相应的调整。编写年鉴及学校大事件，挖掘历史档案中宝贵的资源，提出改善学校相应管理办法的具体措施。为学校相关部门及领导决策和提高工作查考发挥推手作用，为学校的改革发展事业献计献策。（五）年鉴编写为学校科研工作提供基础参考。西安工程大学是综合性质的研究性大学，所以科学研究具有相对重要的地位，研究也必须立足长远，谋求发展。历史的研究材料就成为后期科学研究最为宝贵的物质，如何发掘出其价值就显得尤为重要，特别是大规模系统化的研究工作更加需要档案研究材料。学校的历史长河漫漫，档案资料堆积如山，利用起来繁琐紊乱。如果档案可以条理清晰地专题整理编研到年鉴内容中，就会大大地方便利用，提高科研工作查档速度和资料利用效率。（六）年鉴编写是记载、归纳保存校史校料的有效方法。档案材料对于学校师生的作用不可忽视，它是学校的宝贵财富。那么如何加强对相关档案资料的保护需引起档案管理人员的思考，如何极大延长档案使用年限和档案寿命也是档案馆需仔细斟酌的问题。档案馆工作人员应立足当下，展望长远，既因年鉴编写工作的深入，使重要资料得到流传和复制利用，让档案材料得以最大限度保存，并有效传承和归纳相关档案历史典籍。所以说，年鉴编写工作是积累和传播档案信息的重要手段。（七）年鉴编写能为学校二级部门教学工作提供及时、便捷的信息。西安工程大学档案馆的主要日常工作包括资料的收集整理、文档的立卷归档、编制条目的检索、信息的数据化等。这些工作是做好年鉴编写工作的基础和前提，对后期的档案利用影响较大，一方面年鉴编写工作可使档案归档工作完整化、规范化、合理化，另一方面，通过年鉴编写工作，能加强自查档案归档工作中的不足之处，可进一步完善档案管理的基础性工作，提升档案馆的档案管理水平，使档案信息在学校各部门教学、科研工作中得到及时利用。二、影响年鉴编写工作的因素（一）档案保管形式对年鉴编写有一定影响。目前西安工程大学档案保管具有一定的分散性，该分散性主要包括保管形式的分散性和保管地点的分散性。档案形式主要分为专业性案卷和综合性案卷，而档案保管的地点是随档案形成年限的变化而变化，即由最初的档案室到后期形成的档案馆。不同的档案案卷保存在不同的档案库房，档案不同分类法使档案在实体入库保管时变得分散，这些都会对年鉴编写造成或多或少的影响。（二）档案利用范围的保密性、内源性、限定外源性对年鉴编写也有一定影响。档案在档案室阶段是档案原始内源利用价值的服务阶段，是档案最基础的服务形式，该阶段档案的主要服务对象是档案生成的部门和机关。后期档案生成部门会依据规定和要求将相关档案材料上交档案馆。档案馆工作人员对档案进行立卷归档，此时档案扮演信息限定外源性价值的角色，档案馆也会根据学校师生要求进行年鉴编研。但在具体实施过程中，由于档案查阅手续过于繁琐，会给年鉴的编写带来极大的问题和不便。（三）档案信息开发意识的落伍限制了年鉴编研的可实施性。总体而言，各高校及部门对于学校档案的管理工作处于被动状态，甚至只是应付性地完成上级下达的各项任务。而档案馆人员是档案信息资源的有效开发者和操纵者，档案馆工作人员的工作态度会对档案的管理优劣起着关键的作用。这就要求档案管理人员具有相对较高的文化层次和素养，这样才能使档案得到更加有效的开发利用。档案既然已经形成，就不容更改和修正，是静止而永恒不变的东西，此时对于档案中的信息必须仔细斟酌，从中开发中实质性的东西。所以档案开发意识的落伍也在一定程度上限制了档案的利用和挖掘。三、如何做好年鉴编写工作作为西安工程大学档案馆的基础性工作，年鉴编写也是专业性、技术性和知识性较强的工作。努力完成年鉴编写工作，确保年鉴出“精品”，是年鉴编写工作面临的问题。（一）注重学习与实践结合，提高年鉴编写人员的素养。年鉴编写人员良好的业务和政治素养是做好年鉴编写的基础前提。首先，作为年鉴编写人员必须提高自身文化素养，恪尽职守，遵守相关的法律法规，做好档案立卷归档、安全保密等工作。由于年鉴编写工作专业性、技术性要求较强，因此编写人员除了要具备系统的档案学基本理论知识和技能以外，必须要熟知学校，同时要将理论与实际相结合，通过实践，不断提高自己的业务水平和办事能力，实实在在，勇于开拓，不断进取，埋头苦干，争取在平凡岗位做出非凡成绩。年鉴编写人员的政治素养、业务水平和办事能力决定着年鉴编写的水平，也决定了年鉴成册的质量。（二）采用先进技术，提高年鉴编写工作的现代化水平。随着社会的发展，电子和信息处理技术成为现代办公技术的代表，推动人们的工作、生活方式发生重大转变。但还存在较多档案部门工作依旧停留在“堆砖头”阶段，纸质档案存量大、效率低、检索困难等问题也日益突出。当今社会，人们对档案的利用需求是多角度、全方面的，对时效性、专业性、准确性要求较高，单纯靠古老而传统的检索方式已远不能满足社会公众的需求。因此我们要将信息快速检索技术、计算机尖端技术等现代化手段利用到档案工作中来，使档案工作现代化，这样不仅提高档案利用效率，减轻档案管理人员的劳动，还解决了档案利用方式、方法与社会利用之间的矛盾，使其服务于社会发展。因此，借助计算机及网络来提高档案编研的现代化水平是社会发展的必然趋势。（三）加强档案收集整理，确保编研基础信息的完整性。档案工作初始阶段，由于人们缺乏实践经验，难以准确核定和区分资料价值，便出现了面对众多的档案材料认为“存之无用，弃之可惜”的情况。一所学校数十年的档案积累，在档案处理过程中出现“存档嫌太多，处理嫌太少”局面。在文献编研和档案利用过程中不难发现，过去有些重大活动与事件，既没有文字记载，也缺少照片资料，仅能靠一些老同志的回忆，但由于时间久远，加之每个人的主观印象，对于事件描述每个人的说法不一，十分令人惋惜。另一方面，一些重要的依据、协议至今不知去处，为今后土地、资产的处理留下后患。这些都在警示我们，要求我们档案工作人员在档案接收时要仔细核对，认真校准每个单位上交材料的同时，还应及时回收、妥善保管退休教职工个人手中散存的重要文献、资料，不可因为疏忽大意造成后续不必要的麻烦。（四）拓展渠道，丰富年鉴编写素材的来源。作为年鉴编写工作的来源和基础，没有丰富的档案，就无法开展年间编写工作。但是，年鉴编写质量的提高，不能局限于馆内的现有档案资源，还应该拓展渠道，对校内外有关文献资料进行广泛收集，扩大基本素材的来源。对不同文献资料进行研究对比，不仅了解和掌握校内外同行业的水平，还能通过综合分析，取精去粗，增强年鉴编写的深度。因此，档案馆一方面要加强内部资料的收集和整理，另一方面也要注重拓展渠道，收集与学校有关的全方位资料，不断扩大年鉴的素材，更好地适应学校年鉴编写工作的需要。（五）教学单位与教辅部门合作互补，增强年鉴编写工作的合力。年鉴编写作为档案管理一项基础性工作，理论上应由单位档案编研人员来完成。但由于年鉴编写人员知识具有局限性，对内容繁杂的档案，尤其是专业性较强的教学档案很难全部熟知。毕竟年鉴档案工作的档案人员数量有限，无法承担大量的编研任务。面对这些问题，档案馆可以聘请退休专家或者其他部门的专业人士来相互配合，协助完成。通过学校教学单位和教辅单位合作互补，可以取长补短，增强年鉴编写工作的合力，这样不仅能完成年鉴工作的既定任务，还能提高年鉴编写的质量。（六）建立制度，确保年鉴编写工作的实施。依据教育部门年鉴编写的相关要求和政策，再结合学校工作特点，不断完善和健全学校关于年鉴编写工作的各项制度，确保年鉴编写有章可循、有条不紊地进行，使年鉴编写工作逐渐规范化、标准化。对于在年鉴编研过程中，做出突出成绩的应给予奖励和表扬，让年鉴进入校内外成果的评奖范围。奖罚分明，提高年鉴编写工作者的积极性。四、总结总之，年鉴编写可挖掘学校信息库资源，使信息再创造和再升华。是服务于后人的基础性工作。因此，我们必须矢志不渝地做好这项工作，并勇于探索，积极创新，求真务实，开拓进取。加强专业人才队伍的建设，提升档案人的专业素养，在做好传统服务工作的同时发挥主观能动性，开拓档案信息服务的新局面，让学校年鉴编写工作更上一层楼。【参考文献】[1]葛德平.高校年鉴的科学化编纂[J].中国科技信息,2013(12):235+241.[2]赵红.关于高校年鉴编纂的问题与对策[J].宿州教育学院学报,2011,14(04):27-29.[3]胡仁贵.试析高校年鉴在高校管理中的作用及编撰[J].湖南广播电视大学学报,2015(01):83-86.[4]钟玲,倪志刚,张俊华. 谈高校年鉴编纂与信息利用[J].北华航天工业学院学报,2011,21(03):28-30.[5]冯爱玲.高校年鉴编辑队伍建设的现状与路径[J].黑龙江史志,2015(05):23.

文章来源：《西安工程大学学报》 网址: http://www.xagcdxxb.cn/qikandaodu/2020/0819/360.html